ILS zorgt voor betrouwbare systemen tegen lagere kosten
Binnen branches als de industrie, (maritieme) logistiek, lucht- en ruimtevaart en defensie wordt er gebruik gemaakt van grote, complexe en vooral kostbare systemen. Denk aan de vliegtuigen van een luchtvaartmaatschappij, of een schip dat op missies over de hele wereld ingezet wordt. Een defect is dan op z’n minst vervelend, maar kan in het ergste geval verstrekkende gevolgen hebben. Daarom is er al in de jaren 50 van de vorige eeuw de ILS-methodiek ontwikkeld, die moet zorgen dat deze systemen maximaal inzetbaar zijn.
Nandy Kramer is consultant bij KIM Plus Delta en werkte de afgelopen twee jaar als ILS-facilitator. Ze vertelt hoe belangrijk Integrated Logistics Support (ILS) is en hoe je dat het beste toepast.
Wat is Integrated Logistics Support, ook wel ILS?
Voordat we verder gaan, lichten we eerst ILS toe. ILS staat voor Integrated Logistics Support en deze methode zorgt ervoor dat een systeem een hoge en betrouwbare beschikbaarheid heeft, tegen de laagst mogelijke kosten. ILS richt zich enerzijds op onderhoud van het systeem en anderzijds op de doorlopende verbetering daarvan, en dat gedurende de gehele lifecycle van het systeem.
Support moet je in dit verband breed zien. Processen en andere zaken die invloed hebben op die beschikbaarheid en verbetering worden meegenomen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Gepland en ongepland onderhoud (preventief onderhoud en reparaties)
- Beschikbaarheid van personeel in diverse gerelateerde functies
- Training en opleiding van het personeel
- De voorraad van reserveonderdelen en (tijdige) inkoop daarvan
- Materiaal en verpakkingsmiddelen
- Documentatie en handboeken
- Technische data
- Opslagcapaciteit en transport
Data op orde voor tijdig en correct onderhoud
De opdracht van Nandy richtte zich vooral op ‘data op orde’. Ze vertelt: ‘Vanuit KIM Plus Delta houden wij ons bij verschillende organisaties bezig met onderhoud. Daarvoor maken we gebruik van allerlei soorten data die beschikbaar zijn. Van machines zelf, uit ondersteunende computersystemen, informatie van de leverancier en nog veel meer. Randvoorwaarde is natuurlijk wel dat die data op orde is. Is dat niet het geval, dan zijn je analyses en voorspellingen zo goed als waardeloos.’
Je moet van data uit kunnen gaan
‘En niet alleen dat: ook als je alleen maar iets op wilt zoeken, moet je van de data uit kunnen gaan. Een simpel voorbeeld. Een schip aan de andere kant van de wereld komt stil te liggen met een defecte motor. De onderhoudsengineer wil dan opzoeken wanneer er voor het laatst onderhoud is gepleegd en wat er precies is gedaan. Of welk onderdeel hij nodig heeft om de reparatie uit te kunnen voeren. En waar hij dat onderdeel kan vinden. Zijn taak is tenslotte om het defect zo snel mogelijk te verhelpen en om de downtime te verminderen.’
‘Zijn de gegevens die hij zoekt niet op orde, dan kan dat vervelende gevolgen hebben. Het vervangende onderdeel is niet op voorraad bijvoorbeeld. Of het verkeerde onderdeel wordt gestuurd vanuit Nederland. Tegen de tijd dat dat ontdekt wordt, ben je minstens een paar dagen verder en kan de motor nog steeds niet gerepareerd worden.’
Alle begin is moeilijk
Omdat ILS inzet op standaardisatie, helpt deze methode ook bij het op orde krijgen van data. Nandy: ‘Als je gestructureerd werkt, de juiste processen volgt en mensen en middelen op de juiste manier inzet, volgt daaruit automatisch dat je gegevens steeds beter kloppen. Die gebruik je vervolgens voor de uitvoering van het onderhoud en het doorontwikkelen en continu verbeteren van je systemen. Je hebt alleen wel een inhaalslag te maken op de periode van soms jaren waarin deze standaardisatie nog niet doorgevoerd was.’
Alle onderhoudsdata moet up to date zijn
‘Bij complexe systemen heb je soms wel een paar duizend installatiedelen, zoals wij dat noemen. Van elk onderdeel moet bijvoorbeeld zijn vastgelegd welk onderhoud er gedaan is of gepland (maintenance planning) staat en welke reserve-onderdelen er nodig zijn ter vervanging. Aan de andere kant is het dan ook belangrijk om te weten hoeveel van die reserveonderdelen je op voorraad hebt, of hoe lang het duurt om nieuwe te bestellen. Kortom: je wilt dat alle onderhoudsdata up to date zijn.’
‘Wat je vervolgens ziet, is dat installatiemanagers ontzettend veel kennis hebben, maar dat die kennis niet systematisch is vastgelegd. Het zit alleen in hun hoofd. Mijn taak is dus vooral het ondersteunen van de engineers en het uitleggen, uitwerken en verbeteren van de processen. Zodat de engineers zich bezig kunnen houden met waar ze goed in zijn én ze zoveel sneller kunnen werken.’
Vreemde ogen dwingen
Als je begint met zo’n project, ligt er vaak een enorm pak werk. Nandy: ‘Wat je ziet, is dat mensen vaak enorm op kijken tegen de hoeveelheid werk. Dat alleen al is genoeg reden om steeds maar niet te beginnen. En dan helpt het als er een externe bij is. Ik duik in het werk , creëer overzicht en maak er hapklare brokken van. Vaak blijkt het dan al minder werk te zijn dan iedereen denkt.’
‘Bovendien dwingen vreemde ogen. Soms zitten engineers zo vol met hun werk, dat er echt niets meer bij kan. Ik kan dat als objectief persoon constateren en met de teamleider om de tafel om een oplossing te zoeken. Denk aan het toewijzen van een extra collega, zodat de eerste engineer tijd vrij kan maken voor het project. Zo kan ik dan echt helpen, zowel met het project als ook de engineer bij zijn dagelijks werk.’
Trots op resultaat
De data is nu op orde en daar is Nandy maar wat blij mee. ‘Als ik zie wat we in anderhalf jaar voor elkaar hebben gekregen, maakt me dat super trots. Doordat we alles zo gestructureerd aan hebben gepakt, staan nu alle gegevens goed en in één systeem. Voorheen was dat niet alleen onvolledig, maar ook nog eens versnipperd over verschillende inmiddels verouderde systemen. Dat doel is dus bereikt, maar we doen het natuurlijk voor een groter doel: zorgen dat het onderhoud zo goed mogelijk gedaan kan worden, de downtime van systemen minimaliseren en doorlopend verbeteren. Daar zien we steeds meer resultaat van.’
Persoonlijk ben ik ook trots op de menselijke kant. De engineers en de teamleiders zijn echt geholpen. Tijdens het project door ruimte te maken voor de engineers zoals ik al zei, maar ook hebben ze erg veel baat bij de gestructureerde processen, de up-to-date-systemen en natuurlijk de data die nu een stuk betrouwbaarder zijn!’
Meer over KIM Plus Delta
KIM Plus Delta is het leidende advies- en implementatiebureau op het gebied van informatie- en data- en assetmanagement. Wij werken vooral in complexe technische omgevingen voor klanten in de maakindustrie, maar ook vastgoed en overheid.
Kun je onze expertise gebruiken? Neem dan gerust contact met ons op. We bespreken graag de mogelijkheden.
