Zo maakt Agile datagedreven werken succesvol
Organisaties die datagedreven werken maken meer winst, doen het financieel beter en hebben een hogere klanttevredenheid. Datagedreven werken is daarom essentieel om de concurrentie voor te blijven en zelfs om te blijven bestaan, blijkt uit onderzoek. Deze organisaties gaan namelijk steeds slimmer en sneller werken, waardoor de voorsprong alleen maar toeneemt.
Veel organisaties zien hierdoor de urgentie en gaan vol goede moed aan de slag om datagedreven te werken en initiëren business intelligence binnen hun bedrijf. Toch blijkt uit ander onderzoek dat dat in ruim 70% van die gevallen mislukt. Hoe kan dat? En belangrijker nog: hoe zorg je ervoor dat het volgende data-project een succes wordt?
Waarom datagedreven werken bij veel organisaties niet lukt
Er zijn verschillende redenen waarom data- en BI-projecten mislukken. We noemen hier de vier belangrijkste.
Eén
Onvoldoende draagvlak binnen de organisatie
Vaak ligt het initiatief en de uitvoer van het project bij slechts een paar personen. Als die er niet in slagen de rest van de organisatie mee te krijgen, dan is het project gedoemd te mislukken.
Dit geldt trouwens voor alle lagen van de organisatie. Als de directie en het hoger management niet overtuigd zijn en/of dat niet uitdragen, zal de rest van de organisatie datagedreven werken ook direct naast zich neerleggen. Hetzelfde geldt voor collega’s op de vloer. Ze hebben het al druk genoeg, dus mislukt het ook als zij niet weten wat het nut is van datagedreven werken of er niet achter staan.
Twee
Doel is onduidelijk
Natuurlijk ben je op de hoogte van de voordelen uit de eerste alinea. Maar als gebruiker heb je meer concrete doelen nodig. En die zijn nogal eens onduidelijk. Het is belangrijk om niet direct een dashboard te bouwen, maar eerst je doelen te formuleren. Welke probleem probeer je op te lossen en op welke manier kun je daar data voor inzetten?
Drie
Slechte datakwaliteit
Als de data die je toont onvolledig of onjuist zijn, is je dashboard niets waard. Oftewel: garbage in is garbage out. Collega’s die zo’n dashboard gebruiken, merken dat ze er niet op kunnen bouwen en haken af.
Vier
Kennisgebrek bij gebruikers
Stel dat het wel lukt om mooie dashboards en rapportages op te leveren. Het doel is duidelijk en de data correct. Je hebt dan nog steeds kans op mislukking, omdat training van eindgebruikers vaak wordt vergeten.
Dashboards zijn gebouwd in Power BI, of een andere tool als Tableau of Qlik. Als gebruikers dan niet weten hoe ze met die nieuwe tool om moeten gaan, vallen ze vaak terug op wat ze wel kennen. Excel bijvoorbeeld.
Gebruik agile als je datagedreven wilt werken
Bovenstaande issues zijn niet gemakkelijk en snel op te lossen. Als je dat eerst voor elkaar wilt krijgen, duurt het dus nog heel lang voordat je daadwerkelijk aan de slag kunt met data. Terwijl snelheid juist enorm belangrijk is, want de concurrentie die wel datagedreven werkt, loopt steeds verder uit. Wij raden daarom aan om stappen te zetten naar datagedreven werken met behulp van agile. Daarmee zet je kleine stappen richting een (bewegend/onbekend) einddoel.
Wat is agile werken?
De term ‘agile’ betekent letterlijk behendig, wendbaar of lenig. Als je agile werkt ben je ook wendbaar: je past je gemakkelijk aan aan veranderende omstandigheden. Zonder hier geheel agile uit de doeken te doen, zijn de volgende vier pijlers belangrijk:
- Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
- Werkende producten boven allesomvattende documentatie
- Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
- Inspelen op verandering boven het volgen van een plan
Voor de volledigheid: de termen agile en scrum worden regelmatig door elkaar gebruikt. Ondanks dat ze veel met elkaar te maken hebben, is het niet hetzelfde. Agile is een gedachtegoed gebaseerd op een iteratieve en incrementele aanpak. Scrum is één van de implementaties van de agile methodiek.
Datagedreven werken met behulp van agile
Laten we de bouw van een dashboard nemen om bovenstaande vier waarden te illustreren.
• Mensen en hun onderlinge interactie boven processen en hulpmiddelen
Wendbaar is het toverwoord bij agile. Processen en hulpmiddelen zijn vaak een stuk meer rigide. Tools moeten in dienst staan van het doel, in plaats van het doel zijn. Hoe het daadwerkelijke dashboard moet worden, wordt duidelijk als mensen tijd met elkaar doorbrengen en bespreken wat ze precies willen.
• Werkende producten boven allesomvattende documentatie
Natuurlijk moet je goed afspreken (en vastleggen) wat je wilt bereiken. Je wilt alleen niet alles eerst tot in de puntjes documenteren voordat je een dashboard gaat maken. In plaats daarvan wil je snel een werkend product, zodat de eindgebruiker kan zien en testen of dat is wat hij wil. Zo niet, dan kun je snel bijsturen.
• Samenwerking met de klant boven contractonderhandelingen
Binnen agile werken staat de tijd en kwaliteit vast, maar heb je een flexibele scope. In een ‘ouderwets’ contract is juist die scope niet onderhandelbaar. Dat betekent dat wanneer je een dashboard agile ontwikkelt, je steeds kijkt wat op dat moment het meest belangrijk is voor de klant.
• Inspelen op verandering boven het volgen van een plan
De wereld verandert razendsnel en je organisatie ook. Wat vandaag een belangrijke KPI is, is dat morgen misschien niet meer, of andersom. Of er verandert iets in de databron, waar je snel op moet acteren. Het belangrijkste is om steeds in je achterhoofd te houden dat er altijd verandering zal plaatsvinden, je weet alleen niet wat en wanneer. Hou daar dus rekening mee en zorg dat je flexibel bent.
De voordelen van agile werken
Agile werken levert je dus een aantal voordelen op:
- Je test bijvoorbeeld doorlopend en al snel in een ‘echte’ omgeving.
Hierdoor heb je sneller een hogere productkwaliteit. Omdat de klant (in dit geval de eindgebruiker) betrokken is bij het proces is de klanttevredenheid ook hoger. Je hebt immers draagvlak en door de samenwerking voldoet het eindproduct aan de wensen van de klant.
- Het project loopt soepeler doordat je korter op de bal zit.
Hierdoor kun je ook sneller bijsturen wat het risico op falen drastisch verminderd. Bovendien werk je iteratief, waardoor je snel werkende onderdelen oplevert. Hierdoor bereik je sneller de ROI. Met agile is de kans op succesvol datagedreven werken een stuk groter.
Meer weten over Datagedreven Werken en Dashboarding
Vind je dit artikel interessant? Volg dan de hele serie die we over datagedreven werken en dashboarding schrijven. Je vindt de artikelen op onze website en op LinkedIn.