Case

Contracten tussen de overheid en marktpartijen vereisen zorgvuldig contractmanagement

Contractmanager Rijksvastgoedbedrijf

De renovatie van het belastingkantoor in Rotterdam, nieuwe huisvesting voor de rechtbank Amsterdam, of volledige nieuwbouw voor de Hoge Raad der Nederlanden. Als vastgoedorganisatie van en voor de Rijksoverheid heeft het Rijksvastgoedbedrijf te maken met veel grote projecten.

Bij zulke grote projecten kiest het Rijksvastgoedbedrijf voor een publiek-private samenwerking (PPS). Hierbij werken het Rijk en bedrijven samen en is de staat opdrachtgever en een consortium opdrachtnemer. Zo’n consortium van marktpartijen is meestal een samenwerking tussen een architect, een (groot) bouwbedrijf en een facilitaire dienstverlener.
Deze vastgoedprojecten vallen vaak onder DBFMO-contracten; Design Build Finance Maintain Operate. In zo’n DMFMO-contract wordt het ontwerp, de bouw, de financiering, maar ook het onderhoud en facility management vastgelegd.
Het Rijk streeft door DBFMO naar huisvesting van goede kwaliteit, voor een goede prijs, waarbij het vooral belangrijk is dat de gebruikers van het pand tevreden zijn. Door de verschillende marktpartijen maak je optimaal gebruik van de expertise, kennis en creativiteit van de markt. Ook stimuleert de overheid op deze manier de economie.

Het Rijksvastgoedbedrijf is de vastgoedorganisatie van en voor de Rijksoverheid. 

Het meest bijzondere aan deze variant van publiek-private samenwerking is de looptijd. Anders dan een traditionele klant-aannemersrelatie binnen de vastgoedmarkt blijft een consortium binnen een DBFMO-contract vaak wel vijftien tot dertig jaar actief bij hetzelfde vastgoedobject.
De vastlegging in een contract is de eerste stap. Door de grootte en de lange looptijd kan zowel het volgen van het contract als ook wijzigingen in het beheer uitdagend zijn. Doordat binnen de publiek-private samenwerking de focus ligt op de langetermijnsamenwerking tussen overheid en marktpartijen, is contractmanagement erg belangrijk. Aan het RVB de opdracht dit op de juiste manier te borgen.

Contracten lopen soms wel dertig jaar. Je wilt dat de samenwerking gedurende die hele looptijd optimaal verloopt.

RVB beheert de grootste en meest diverse vastgoedportefeuille van Nederland

Veel overheidsgebouwen als rechtbanken, gevangenissen, ministeries, paleizen en belastingkantoren worden beheerd door het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Een voorbeeld van zo’n object is Rijnstraat 8 in Den Haag, waar het Ministerie van Buitenlandse Zaken gevestigd is. Maar ook Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in Groningen, rijkskantoor De Knoop in Utrecht en de nieuwe Rechtbank Amsterdam zitten in de portefeuille van het RVB. Al deze projecten vallen onder het eerdergenoemde DBFMO-contract.
Het RVB zorgt bij dit vastgoed voor visie en beleid, beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie, ontwikkeling en herontwikkeling. Hierdoor is het beheer en de instandhouding van deze vastgoedportefeuille niet alleen groot, maar ook enorm divers.

Een DBFMO-contract tussen het Rijk en private partijen zorgt dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van expertise van de markt.

Contractwijzigingen hebben een flinke impact

Zoals bij de meeste gebouwen wordt er ook bij vastgoedobjecten in beheer van het RVB regelmatig iets gewijzigd. Een op het oog kleine verandering kan een flinke impact hebben. Stel: een belastingkantoor wil een overlegruimte veranderen in een werkruimte met zes werkplekken. Dat betekent natuurlijk geschikte bureaus en stoelen, maar ook een bijbehorende computer. Misschien moeten er extra netwerkkabels komen en het tv-scherm kan van de muur.
Om aan de voorschriften te voldoen, moet wellicht zelfs het klimaatsysteem worden aangepast. In de nieuwe situatie moeten mensen immers onafgebroken kunnen werken in deze ruimte. Maar dat is nog niet alles. De werkplekken moeten ook worden schoongehouden gedurende de gehele looptijd van het contract van vaak twintig of dertig jaar.
Zo heeft een wijziging naast operationele ook financiële en facilitaire gevolgen. En dan is dit nog maar een kleine en simpele wijziging. Het kan ook gaan om een volledige verbouwing of veranderingen aan de constructie van het pand. De verantwoordelijkheid voor het bewaken en waar nodig wijzigen van het contract ligt bij de Contractmanager van het RVB.

Eén enkele wijziging leidt soms wel tot duizenden aanpassingen in het systeem

Het contract wijzigen en de outputspecificatie onderhouden

De Contractmanager is eindverantwoordelijk voor het onderhouden van een contract en de wijzigingen in een outputspecificatie. In deze specificatie staat wat het consortium moet leveren. Voor een kantoorpand kan dat bijvoorbeeld een lijst zijn met alle ruimtes van het vastgoedobject, maar ook de normen en eisen waaraan moet worden voldaan, de diensten die geleverd moeten worden of activiteiten die in het pand mogelijk moeten zijn.
Doordat de wens van de klant verandert, verandert ook de gevraagde output aan de opdrachtnemers binnen het consortium. Om tot een nieuwe outputspecificatie te komen, wordt de wijziging eerst doorgevoerd in het beheersysteem. Het RVB gebruikt daardoor de applicatie Relatics. Een enkele wijziging kan grote gevolgen in het beheersysteem en in de uiteindelijke outputspecificatie betekenen. Bovendien kost het vaak flink wat tijd en inspanning om de juiste informatie over de wijziging te vergaren.
KIM Plus Delta levert hierbij essentiële hulp: de Informatiemanager die zorgt voor een vlekkeloze afhandeling van dit specialistische proces. 

We hebben er in korte tijd voor gezorgd dat het hele systeem op orde was. Zo kon de klant weer verder met een up-to-date systeem.

Zorgen dat het Rijk niet in gebreke blijft

Voor de Contractmanager is het belangrijk dat alle wijzigingen tot in detail bekend zijn en beheerd worden. Dit is één van de taken van Jelmer van Seggelen, Consultant bij KIM Plus Delta. Hij werkt als Informatiemanager bij het RVB en begeleidt daar het wijzigingsproces. Maar niet alleen dat. Hij adviseert de klant ook inhoudelijk en betrekt actief de stakeholders tijdens het proces.
Jelmer van Seggelen: “Onze toegevoegde waarde zit in de vergaande kennis van de klant, de situatie en het systeem. Wij kunnen ons volledig focussen op het wijzigingsproces, waardoor we de impact van een wijziging goed kunnen inschatten. Bovendien zijn we gespecialiseerd in Relatics. Wij zijn er om te adviseren. Zo kan één enkele wijziging qua investering oplopen tot enkele miljoenen. De impact kan dus erg groot zijn. En als er grote veranderingen plaatsvinden, moeten er soms duizenden aanpassingen in Relatics worden doorgevoerd.”

Als informatiemanager zorgt Jelmer voor het inrichten van de contractwijzigingen en de outputspecificatie voor de duur van het DBFMO-contract van het betreffende pand.
Jelmer: “Wij ontzorgen de Contractmanager en daarmee het Rijksvastgoedbedrijf. Ik zorg ervoor dat de informatie gestructureerd wordt en ik zorg ervoor dat ik de werkstromen ken. Vanuit mijn expertise kan ik gevraagd en ongevraagd advies geven en het proces en de mensen begeleiden. Dit scheelt de Contractmanager veel tijd. Met mijn specifieke kennis en zorgvuldigheid zorg ik dat we altijd over de juiste informatie beschikken. Zo voldoet men aan de wettelijke verplichting dat het dossier op orde is, zodat het Rijk niet in gebreke blijft.”

We kennen de klant door-en-door en weten precies welke impact een wijziging heeft.

Met de juiste informatie is het contract altijd up-to-date

De opdracht bij het RVB is een heel bijzondere. Jelmer: “We werken voor een heel specifieke doelgroep. Wat deze case bijzonder maakt is dat we dit doen voor prestigieuze vastgoedobjecten en -projecten van de overheid door het gehele land, waarbij vaak een bestuurlijke of politieke context speelt. Naast de eerdergenoemde objecten als de nieuwe rechtbank in Amsterdam, zijn dat bijvoorbeeld de Belastingdienst in Groningen en Korte Voorhout 7 in Den Haag waar het Ministerie van Financiën is gevestigd. Onze rol speelt zich op het eerste gezicht op de achtergrond af, maar is uiteindelijk essentieel voor het kunnen managen van het contract en de samenwerking daarbinnen.”
De grootste uitdaging binnen dit soort projecten is vrijwel altijd de beschikbare informatie. Jelmer: ‘Met beschikbare informatie bedoel ik bijvoorbeeld dat getekende contractstukken en andere informatie aanwezig zijn, zodat ik de informatie op de juiste wijze kan verwerken in het systeem. Door de enorme hoeveelheid en regelmatig wijzigende informatie is dat soms best een uitdaging. Door onze langdurige samenwerking met RVB en partners hebben we inmiddels de kennis en contacten om de juiste en meest recente informatie snel boven tafel te krijgen. Zo zijn de outputspecificaties en het contract zelf altijd up-to-date!” 

Wil je meer informatie over deze case?

Lees meer over de technische achtergronden in onze Whitepapers.