Case

Veilig werken met up-to-date werkinstructies op je tablet.

Onderhoudsmanager Tata WB2

Zeker in grote fabrieken met volcontinu productie hebben machines regelmatig onderhoud nodig. Om stilstand door uitval te voorkomen, is gepland onderhoud een belangrijk aspect van het onderhoudsproces. Toch betekent ook gepland onderhoud tegelijkertijd stilstand. Daarom wil je die periode zo kort mogelijk houden.

Om het onderhoud uniform, gestructureerd en bovenal veilig uit te voeren, heb je correcte en up-to-date werkinstructies nodig, zonder te hoeven zoeken. Om dit voor elkaar te krijgen werkt Tata Steel Warmband 2 met de app Workmaster. Hiermee kun je op een tablet actuele en volledige werkinstructies in een gestandaardiseerd format inzien en bewerken, inclusief begeleidende foto’s, afkeurnormen en invulvelden. Zo weet je zeker dat werkinstructies altijd juist en op het goede moment beschikbaar zijn.

Werkinstructies direct beschikbaar wanneer je ze nodig hebt, volledig digitaal op je tablet

Periodiek onderhoud is belangrijk bij Tata Steel

Tata Steel in IJmuiden is in Europa één van de grootste staalproducenten voor onder andere de automobielsector, de bouw, de verpakkingsindustrie en engineering. Het hele proces van produceren, bewerken en distribueren van het staal gebeurt in hoogovens en verschillende fabrieken. Binnen bijvoorbeeld de oxystaalfabriek, continugietmachines en warmbandwalserij worden verschillende processtappen uitgevoerd. Op elke plek binnen de productielijn wordt periodiek onderhoud gedaan, wat je door het terugkerende karakter op een gestandaardiseerde manier wilt aanpakken.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Aan het daadwerkelijk uitvoeren van onderhoud gaan een aantal stappen vooraf. Op een eerder moment plan je het onderhoud en de stilstand, bestel je nieuwe onderdelen en moet je de installatie veiligstellen. Je wilt dat alles geregeld is op het moment dat de machine wordt stilgezet. Je kunt dan op een efficiënte en gestandaardiseerde manier starten met het onderhoud.

Toch is dit niet altijd het geval. Pas net voor of zelfs tijdens het onderhoud blijken bijvoorbeeld de juiste vergunningen te ontbreken, of is niet duidelijk omschreven wat de inspectie of het onderhoud inhoudt. Soms zijn de onderdelen die vervangen moeten worden niet besteld of liggen nog in het magazijn. Of het juiste gereedschap of hulpmiddelen ontbreken, bijvoorbeeld om te hijsen of heffen.

Gevolg is dat het onderhoud niet uitgevoerd kan worden, of dat er bepaalde risico’s genomen moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het hergebruiken van een installatiedeel, door het schoon te maken, bij te slijpen of vast te lassen in plaats van te vervangen. Bovendien moet dan op een later moment alsnog het juiste onderhoud worden gedaan.

Je wilt onderhoud altijd uniform, gestructureerd en bovenal veilig uitvoeren

Werkinstructies geven houvast bij elk onderhoud

Om te zorgen dat zowel de voorbereiding als het onderhoud zelf goed geregeld is, maak je gebruik van werkinstructies. Hierin staat wat je precies moet doen, maar ook checklists, inspectielijsten en andere informatie die belangrijk is. Toch ben je er daarmee nog steeds niet.

Vaak zie je dat werkinstructies verouderd zijn, moeilijk te vinden of onduidelijk. In de instructie staat bijvoorbeeld dat een onderdeel bij sterke corrosie vervangen moet worden. Maar wat acceptabel is en wat afgekeurd moet worden, is niet beschreven. Of de volgorde van de werkstappen is onlogisch, waardoor de uitvoer langer duurt dan nodig.

Zeker niet altijd bevatten werkinstructies handigheidjes als foto’s en plaatjes, of referenties naar een onderhoudssysteem. Ook zijn het vaak nog uitgeprinte A4-tjes en kun je de instructies niet oproepen via een tablet of smartphone. Terwijl het onderhoud wel in een digitaal systeem moet worden ingevoerd, waardoor je dubbel werk hebt. Dat kan en moet anders.

Kwaliteit, doorlooptijd, veiligheid of betrouwbaarheid van de installatie loopt gevaar

Tata Steel riep voor het technisch schrijven van werkinstructies de hulp in van KIM Plus Delta, al jarenlang betrokken bij diverse projecten bij de staalproducent. KIM Plus Delta zette hiervoor een team van consultants in, bestaande uit Dirk Rosler, projectmanager, Thomas den Haas, software developer en verantwoordelijk voor de app en Sander de Pauw, die zich inhoudelijk bezig houdt met de werkinstructies.

“We zijn gestart bij de Warmbandwalserij. Bij aanvang misten we voor veel onderhoudsklussen specifieke werkinstructies of inspectielijsten. Ook waren in de loop van de tijd installaties gewijzigd of formats veranderd, waardoor instructies niet meer up-to-date zijn. Je bent op dat moment volledig afhankelijk van de kennis van de persoon die het onderhoud uitvoert. Dit kan gevolgen hebben voor de kwaliteit, doorlooptijd, veiligheid of betrouwbaarheid van de installatie.”

Zonder up-to-date werkinstructies ben je volledig afhankelijk van de kennis van de persoon die het onderhoud op dat moment uitvoert

Opstellen van de werkinstructies in een gebruiksvriendelijke app op je tablet

Het probleem was helder. Vervolgens is het belangrijk om te kijken hoe de klant het beste geholpen kan worden.

“Bij Tata Steel kwam de vraag vanuit de Warmband 2. Het belangrijkste was om structuur in het onderhoud te krijgen, door vaste formats en daarmee leesbare en bruikbare instructies. Alleen dan weet je zeker dat opdrachtgever en opdrachtnemer op één lijn zitten met elkaar. We startten met de instructies bij de Slijperij van de Warmband. De instructies voor de slijpbanken verdienden een flinke update. Wij denken dan mee hoe dit het beste in de app kan. Je wilt namelijk zoveel mogelijk standaardiseren, maar wel zorgen voor flexibiliteit. Op die manier kun je werkinstructies heel snel inzetten op andere afdelingen en werkeenheden. De basis is hetzelfde, maar op detailniveau kun je heel makkelijk wijzigen doen, zodat de werkwijze ook voor de andere afdeling perfect aansluit.”

Kijk op de werkvloer wat er écht nodig is

Het verbeteren van de werkinstructies is een kwestie van doen, waarbij je kijkt wat de klant precies nodig heeft. “We zijn gewoon gaan meelopen. Vooral bij onderhoud wat regelmatig gedaan wordt is dat het beste. Tijdens het meelopen maken we aantekeningen en foto’s, die we verwerken in de app. Als basis voegden we werkinstructies en invullijsten toe, maar je kunt aan de app alles toevoegen wat je wilt. Denk bijvoorbeeld aan veiligheidsinstructies of werkvergunningen. We kunnen hijsplannen en risicobeoordelingen toevoegen, of links naar extra informatie in het onderhoudsysteem SAP. Het belangrijkste blijft steeds om scherp te zijn welke informatie je nu echt helpt. Daarom bespreken we de inhoud zoals de werkinstructies met het technisch team. Vervolgens zetten we gezamenlijk de puntjes op de i. Denk aan een extra foto als finishing touch.”

“Ook in hoe je de werkinstructies opzet en de app inricht en onderhoudt ben je vrij. Zo kun je ervoor kiezen om het hele Workmasterpakket af te nemen en zelf de verdere inrichting en aanpassingen te doen. Wil je meer hulp, dan kan dat ook. KIM Plus Delta zorgt er dan bijvoorbeeld voor dat SAP wordt geüpdatet. Je maakt dan gebruik van de expertise van KIM Plus Delta en bovendien heb je met een externe collega een sterkere stok achter de deur.”

Je kiest zelf hoe je Workmaster op jouw afdeling optimaal inzet

Uitdaging tijdens de ontwikkeling en implementatie

Tata Steel is heel blij met de kwaliteit, doorlooptijd en gestructureerde werkwijze. “Het mooie is dat Tata eigenlijk weinig merkt van Workmaster zelf, juist een groot compliment. De actuele werkinstructies helpen om het onderhoud systematisch en efficiënt uit te voeren.”

Toch waren er tijdens het project ook hobbels op de weg. “Meelopen op de werkvloer was voor ons het allerbelangrijkst om de juiste informatie te verzamelen. Toch was dat soms lastig. Bij een stilstand is er maar één ding belangrijk: hoe starten we zo snel mogelijk weer op en staan we niet langer stil dan gepland? Als je dan onvoorziene problemen tegenkomt, moet de onderhoudsafdeling meer tijd besteden aan een bepaalde activiteit. Gingen we ervan uit dat een bepaalde machine om zeven uur ’s ochtends aan de beurt was, bleek dat pas om vier uur ’s middags te zijn. Of andersom.”

Ook het bouwen van de app en het vullen met informatie ging in het begin stroef, maar al snel veel beter. “Eerst kreeg ik vaak een apart tekstbestandje aangeleverd en een paar losse foto’s, wat uitgezocht en samengevoegd moest worden. Of schoonheidsfoutjes zoals in de uitlijning van tekst en plaatjes kwamen we nog wel eens tegen. Daar denk ik nog wel eens aan terug en dan zijn we nu zo veel verder!”

Gebruik informatie uit de app zelf om continu te verbeteren. Zo maak je de meeste progressie.

Door het gebruik van de app worden de werkinstructies steeds beter

Op het moment dat je je werk gaat digitaliseren, verzamel je ook gegevens over het gebruik van de app en natuurlijk het onderhoud zelf. En met behulp van Data en Analytics kun je verder gaan verbeteren. “Binnen Workmaster heb je tooling voor analyse en presentatie. Dat betekent dat je bijvoorbeeld kunt zien hoe vaak werkinstructies gebruikt worden en op welke manier. Je ziet dan snel of bepaalde instructies onduidelijk zijn, of informatie missen. Bovendien kun je inhoudelijke gegevens over het onderhoud gaan analyseren. Zie je bijvoorbeeld dat een bepaald onderdeel regelmatig wordt hergebruikt in plaats van vervangen zonder tot noemenswaardige problemen te leiden, dan kun je ervoor kiezen dat specifieke onderhoud minder vaak te laten plaatsvinden.”

Meer weten over Workmaster?

KIM Plus Delta heeft samen met Tata Steel Workmaster ontwikkeld, een app waarmee je tijdbesparend, eenvoudig en snel werkinstructies kunt maken en up-to-date houden. Zo kun je onderhoud uitvoeren aan de hand van de digitale werkinstructies op een tablet, en heb je een stuk minder last van vuil, viezigheid en stootjes in de productieomgeving. Vanaf de tablet kunnen de ingevulde gegevens gemakkelijk worden geüpload naar een database, platform of onderhoudsinformatiesysteem.

Workmaster bestaat uit een online gedeelte en een app gedeelte. Online worden de werkinstructies gemaakt of geïmporteerd, en klaargezet in het standaard format. Er kan uitgebreide informatie worden toegevoegd, zoals foto’s, video’s en AR of 3D documenten. De monteur gebruikt ter plekke de app en kan de werkinstructies uitvoeren en invulsheets vullen. Via de app kunnen de werkinstructies gewijzigd en geüpdatet worden als dat nodig is. Werkinstructies zijn altijd klantspecifiek en daardoor handig in gebruik. Met de gegevens die worden gegenereerd kan het onderhoud geanalyseerd worden en tevens als input worden gebruikt om toekomstig onderhoud te voorspellen.

KIM Plus Delta helpt bij het maken of importeren van de werkinstructies en leert de gebruikers met de app te werken. Maatwerk is mogelijk en Workmaster is zowel geschikt voor Android en IOS tablets.

Wil je meer informatie over deze case?

Lees meer over de technische achtergronden in onze Whitepapers.