Hoe maak je een goed dashboard en wie doet wat?
Dashboards zijn essentieel voor een goede bedrijfsvoering én om de concurrentie voor te blijven. Met een dashboard heb je in één oogopslag en (near) real-time inzicht in de belangrijkste informatie die je nodig hebt om beslissingen te nemen. Hoe beter, relevanter en recenter de data en je dashboards zijn, hoe sneller je kunt bijsturen.
De vraag is natuurlijk hoe je tot een goed dashboard komt. Dat doe je door de juiste mensen te betrekken. Wie dat zijn? Dat vertellen we je graag.
Verschillende soorten dashboards voor verschillende mensen
Een dashboard bestaat uit verschillende visualisaties, zoals grafieken, tabellen, kaarten of andere meters. Je kiest de visualisatie die de informatie het beste weergeeft. Daarnaast is een dashboard overzichtelijk en beknopt; je ziet alle informatie op één scherm. Als er teveel informatie zichtbaar is, dan kan dat overweldigen en haken mensen snel af. Hetzelfde geldt als de informatie niet relevant is.
Om die reden hebben verschillende afdelingen en verschillende hiërarchische niveaus vaak aparte dashboards. Die kunnen overigens wel dezelfde data bevatten, maar tonen die anders.
Begin bij het begin
Veel organisaties maken de fout door direct te starten met het bouwen van een dashboard. De uitkomst is dan eigenlijk altijd hetzelfde: er staat veel te veel op het dashboard. Daardoor wordt een dashboard vaak al snel niet meer gebruikt.
Om dit te voorkomen moet je dus keuzes maken.
KPI’s voor het dashboard bepalen
De eerste persoon, of eigenlijk rol, die je daarvoor nodig hebt is een strategische denker. Hij of zij bedenkt op hoog niveau wat er nodig is om problemen binnen de organisatie op te lossen en welke KPI’s (key performance indicators) daarvoor interessant zijn. Natuurlijk zit deze persoon niet in z’n eentje op zolder dashboards uit te denken. De input van de business is hierbij razend belangrijk, want alleen zij kunnen antwoord geven wélke problemen er opgelost moeten worden en waar echt behoefte aan is.
Een extra tip is om klein te beginnen. Je komt waarschijnlijk makkelijker tot een zestal KPI’s waar je zeker gebruik van gaat maken, dan tot de perfecte volledige lijst. Maak gewoon eerst die eerste zes, zodat je in de praktijk kunt zien wat werkt. Je hebt dan ruim de mogelijkheid om bij te sturen en om de set van KPI’s later uit te breiden.
Stap 1
Maak het plan concreet
Zodra het plan op grote lijnen bekend is, ga je dat plan concreet maken. Je vult daarbij de concrete informatiebehoeften in. Wie heeft wanneer welke informatie nodig en waarom.
Meestal neemt iemand in de rol van business analist het voortouw. Het gaat letterlijk om het analyseren van de business, dus hij of zij heeft veel contact met allerlei mensen uit alle lagen van de organisatie. De nadruk ligt op de communicatie en concretiseren, en minder op de techniek. Dat komt in de volgende stap.
Stap 2
Informatiebehoefte
mogelijk maken
Nu we weten wat er nodig is, wordt het tijd om uit te zoeken of en hoe data antwoord kan geven op de (informatie)behoeften. Zijn er processen en systemen die de data vastleggen en kunnen we die ook gebruiken? Of zijn ze er wel, maar moeten ze opgeschoond of getransformeerd worden?
Zijn de gegevens er helemaal niet, of niet op de juiste manier, dan moet er uitgezocht worden of dit toch mogelijk gemaakt kan worden.
Stap 3
Start met bouwen;
de ontwikkelaar
Weten we wat we willen, waarom en hoe we dat voor elkaar kunnen krijgen? Fantastisch, dan kan de ontwikkelaar aan de slag! Het bouwen bestaat uit twee gedeeltes, die vaak door twee verschillende rollen wordt gedaan, al hoeft dat niet per se.
Ten eerste de meest technische rol, waarbij gegevens ontsloten worden en die kennis van databases en datawarehouses vraagt. De tweede rol gaat over het daadwerkelijk visualiseren van de data in een BI-tool.
Stap 4
Testen, testen en
nog eens testen
Om zeker te weten of het dashboard werkt zoals je in de eerste stap hebt bedacht, wil je dat het zo snel mogelijk operationeel is. Natuurlijk test je eerst of de gegevens op de goede manier, op tijd en juist worden weergegeven volgens plan.
Maar nog belangrijker is dat de mensen die het dashboard gaan gebruiken dit zo snel mogelijk doen, oftewel de business. Pas dan weet je echt of het goed is en kun je bijsturen waar nodig.
Meer weten over Datagedreven Werken en Dashboarding
Dit artikel is er één in onze serie over datagedreven werken en dashboarding. Heb je hierover of over dit artikel vragen? Laat ze achter in de comments op LinkedIn, vinden we leuk!
Natuurlijk kun je ook direct contact opnemen met KIM Plus Delta en we helpen je graag.
En anders tot het volgende artikel!