Functioneel specificeren: de best practices voor outputspecificaties binnen overheidscontracten
Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) beheert honderden overheidsgebouwen in Nederland. Van rechtbanken tot gevangenissen en van belastingkantoren tot paleizen. Hoe zorg je dat die gebouwen allemaal voor een lange tijd optimaal functioneren voor al die verschillende functies die ze hebben? Het RVB doet dat door voor een deel van de gebouwen een publiek-private samenwerking (PPS) aan te gaan met een consortium van marktpartijen. De vastgoedprojecten vallen vaak onder een DBFMO-contract; Design Build Finance Maintain Operate, waarin alle activiteiten rondom het vastgoed worden vastgelegd. Door deze functioneel te specificeren, kom je tot de beste oplossingen.
Emiel Klifman is consultant bij KIM Plus Delta en werkt op dit moment onder andere als Informatiemanager voor het Rijksvastgoedbedrijf. Hij legt uit hoe dat functioneel specificeren precies werkt en wat de best practices zijn.
Wat is functioneel specificeren?
Om te beginnen legt Emiel uit wat hij verstaat onder functioneel specificeren.
‘Stel: je woont in Amsterdam en je hebt een vroege vlucht vanaf Schiphol. Je belt een taxi om op tijd op de luchthaven te zijn. Hoe doe je dat dan met de chauffeur? Geef je hem of haar de exacte routebeschrijving vanaf je voordeur tot bij de vertrekhal? En zeg je onderweg ook nog eens ‘hier rechtsaf!’ of ‘stop!’, als een soort levende TomTom? Je houdt daarmee de touwtjes stevig in handen, maar bent ook eindverantwoordelijk. Want de taxichauffeur denkt: ‘op dit tijdstip staat er vaak file op de A4, dus ik zou binnendoor rijden’. Maar hij zegt het niet, want tsja, jij bepaalt’.
Een andere optie is om bij het instappen te zeggen: ‘ik wil over exact 20 minuten op Schiphol zijn’. Dan ligt de verantwoordelijkheid bij de chauffeur, maar die kan ook weigeren. Die eerder genoemde file zorgt namelijk voor veel vertraging en hij weet dat jullie het niet gaan redden.’
Functioneel specificeren is beter voor opdrachtgever én opdrachtnemer
Tot slot de manier die het meest gangbaar is als je een taxi neemt: ‘ik wil zo snel mogelijk op Schiphol zijn, maar uiterlijk om 7.00 uur zodat ik op tijd ben voor mijn vlucht’. Hier wordt het interessant voor passagier én chauffeur. Want beiden hebben er belang bij dat het doel wordt behaald en dat risico’s worden beperkt. De passagier die op vakantie wil, maar ook de chauffeur. De chauffeur weet het best hoe laat jullie moeten vertrekken en wat de handigste route is. Hoe sneller hij zijn ritje tot een goed einde brengt, des te sneller kan hij de volgende rit aannemen. Bovendien vergroot hij de kans op een fooi als jij als klant tevreden bent.
‘Deze derde vorm kun je zien als functioneel specificeren. Iets soortgelijks doet de RVB bij hun vastgoed. Je geeft in een outputspecificatie aan wat de eisen zijn aan een gebouw. Wat daarvoor de beste manier is, laat je over aan de specialisten uit het consortium.’
Contracten van 30 jaar
Functioneel specificeren doe je in een zogenaamde outputspecificatie. Emiel geeft daar wat context bij. ‘Het RVB werkt met DBFMO-contracten. DBFMO staat voor Design Build Finance Maintain Operate en dat wil zeggen dat het ontwerp, de bouw, de financiering, maar ook het onderhoud en facility management erin worden vastgelegd. Kortom: je hebt één contract om te zorgen dat het gebouw optimaal functioneert. Dat is anders dan een traditioneel contract, waarin de oplevering van het gebouw en vervolgens het gebruik en beheer zijn losgetrokken. Een outputspecificatie binnen het DBFMO-contract geeft aan wat het consortium moet leveren.’
‘Wat je verder moet weten, is dat zo’n contract altijd loopt voor een lange periode, bijvoorbeeld voor 30 jaar. Daarnaast is het een publiek-private samenwerking (PPS), oftewel een samenwerking tussen de overheid en dat eerdergenoemde consortium van marktpartijen. De gedachte erachter is dat marktpartijen met oplossingen komen waar de overheid zelf niet aan zou denken én dat het langetermijnoplossingen zijn. Niemand wil dat de kozijnen al na vijf jaar vervangen moeten worden.’
Over wat het RVB precies doet en wat een DBFMO-contract, publiek-private samenwerking en outputspecificatie exact is, schreven we al eerder de case Contracten tussen de overheid en marktpartijen vereisen zorgvuldig contractmanagement.
Zo werkt functioneel specificeren binnen een outputspecificatie
Functioneel specificeren wil zeggen dat je niet exact inhoudelijk vastlegt waaraan het gebouw moet voldoen, In plaats daarvan bevat de outputspecificatie de prestatie-eisen van de huisvesting en de dienstverlening. Emiel: ‘Je kunt dit een beetje vergelijken met agile werken. Daarin geef je tenslotte ook aan wat een product moet kunnen, niet hoe. Bovendien ga je er vanuit dat er veranderingen zullen optreden. Dat is natuurlijk evident bij een contract van 20 of 30 jaar.’
‘Laat ik het concreet maken. In een traditioneel contract leg je bijvoorbeeld vast dat een bepaalde ruimte een airconditioning en vloerbedekking moet hebben, en dat er een tafel met houten stoelen staat. Als je functioneel specificeert, geef je aan dat de ruimte de functionaliteit van een overlegruimte heeft. Dat geeft aan welke eisen je stelt aan de akoestiek, de temperatuur, de verlichting, de attributen die je nodig hebt, enzovoorts.’
Wijzigingen kunnen enorme impact hebben
Het gaat zoals gezegd steeds om langlopende contracten. Emiel: ‘Wat een overlegruimte of werkplek inhoudt, kan veranderen tijdens die periode. Of zelfs de gehele functionaliteit van een ruimte. Denk aan het geschikt maken voor personeel in een rolstoel. Of -om maar wat te noemen- er komt een corona pandemie waardoor thuiswerken de norm wordt. Dat heb je toen je het gebouw in gebruik nam niet bedacht en niet vastgelegd. Als je alles tot in de puntjes vastlegt, zijn zulke wijzigingen lastig en bewerkelijk in het systeem. Een grote wijziging kan wel tot duizenden mutaties leiden.’
Hoe ga je dan het beste om met outputspecificaties?
Emiel geeft graag zijn tips aan de hand van best practices. ‘Vanuit KIM Plus Delta hebben we inmiddels aardig wat ervaring met zulke contracten. Het enige wat je echt zeker weet is dat er altijd wijzigingen komen. Welke dat zijn, kun je niet voorzien, maar je kunt er wel rekening mee houden en dan vooral welke effecten wijzigingen hebben.’
Tip 1
Houd het doel voor ogen
‘Mijn eerste tip is daarom om altijd het doel van je contract voor ogen te houden. Staar je niet blind op bepalingen, maar bedenk steeds wat je wilt bereiken met dat contract tussen overheid en marktpartij. Doe dat ook op basis van vertrouwen. Concreet: stel dat je een groot gebouw hebt met 80 verschillende ruimtes. Dan kun je per ruimte exact vastleggen wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld een bureau, een bureaustoel en nog een tafel met twee stoelen. Maar wat nou als iemand een stoel meeneemt naar een andere ruimte?’
Onderaan de streep is dat misschien helemaal niet interessant. Zolang je één keer per jaar inventariseert of je nog steeds 160 goed functionerende stoelen hebt en vervangt wat nodig is, zit je goed. Dit klinkt simpel en logisch, maar het heeft op de achtergrond best wat gevolgen. In het contract is bijvoorbeeld opgenomen wat de sancties zijn als een ruimte niet in orde is. Strikt genomen is die dat niet wanneer er een stoel mist. Zet je de stoelen als het ware op een hoger niveau, dan is alles wel in orde want het totale aantal stoelen klopt. Als je werkt vanuit een goede verstandhouding dan hoef je al die details niet vast te leggen.’
Tip 2
Kies voor expertise en ervaring
‘Ook raad ik aan om de inrichting en uitwerking van het contract te doen met mensen met ervaring. Wij hebben die ervaring inmiddels en kunnen adviseren hoe je iets vastlegt dat het gemakkelijk kan worden aangepast. Natuurlijk waarschuwen we ook als we zien dat iets te ingewikkeld wordt. Mijn boodschap is altijd: betrek ons zo vroeg mogelijk. Dan denken we mee welk effect een contractwijziging heeft. En wat het effect is op de outputspecificatie.
Tip 3
Leg oplossingen of technische uitwerkingen nooit vast
‘Zorg ervoor dat je nooit oplossingen of technische uitwerkingen vastlegt. Niet alleen omdat je bij functioneel specificeren de oplossing aan de specialist over laat, maar ook vanwege de lange looptijd. Bij het aangaan van de eerste contracten was bij wijze van spreken het internet net uitgevonden en nu is de smartphone het belangrijkste communicatiemiddel. En over 10 jaar? Niemand die het weet!’
Specialist op het gebied van informatie- en asset data management
KIM Plus Delta is het leidende advies- en implementatiebureau op het gebied van informatie- en asset data management. Wij werken vooral in complexe technische omgevingen voor klanten in de maakindustrie, maar ook vastgoed en overheid.
Kun je onze expertise gebruiken? We bespreken graag de mogelijkheden. Neem vrijblijvend contact op.
