De verschillen tussen Excel en Power BI

Wat zijn de verschillen tussen Excel en Power BI? Als je start met data, datagedreven werken, rapportages en dashboards doe je dat vaak eerst in Excel. Logisch ook, wat dat heeft iedereen wel op z’n laptop. Ga je verder en wordt het gebruik steeds professioneler, dan kan Power BI een interessante vervolgstap zijn.

Maar wat zijn nou precies de voordelen van Power BI? Of eigenlijk: de verschillen tussen Excel en Power BI? Want ook Excel heeft zo z’n voordelen. We zetten een aantal verschillen (en overeenkomsten!) voor je op een rij.

Excel is een prima begin voor je eerste data-analyse

Voor je eerste data-analyses, rapportages en dashboards zijn de functionaliteiten van Excel in het begin vaak genoeg. Daardoor is het ook laagdrempelig om te starten. Daar houden we van, want het allerbelangrijkste als je begint met datagedreven werken is dat je daadwerkelijk start. Op die manier kun je lekker uitproberen en testen wat werkt en wat niet. Extra licenties aanschaffen hoeft niet. Pas wanneer je tegen beperkingen van Excel aanloopt ga je verder kijken. Dat is het juiste moment, want je weet dan precies wat je zoekt.

‘Iedereen’ kan werken met Excel

Nog een voordeel dat Excel laagdrempelig maakt. Iedereen die een beetje handig is op z’n laptop en wel eens een lijstje heeft moeten maken kan uit de voeten met Excel. Je hoeft geen nieuwe tool onder de knie te krijgen en gebruikers die er gevoel voor hebben of het leuk vinden om dieper in de functionaliteiten te duiken kunnen dat zonder problemen doen.

Power BI is ontwikkeld voor de datavisualisaties

Ben je wat verder in het proces, dan is de eerste beperking waar je tegenaan loopt vaak die van de datavisualisaties binnen Excel. Je hebt een aantal grafieken, diagrammen en tabellen waar je uit kunt kiezen, maar die zijn lang niet zo uitgebreid en ook minder gebruiksvriendelijk dan in Power BI. 

Het grote verschil met Excel is dat Power BI juist drijft op datavisualisaties, omdat Power BI is ontworpen als Business Intelligence tool. Vrijwel alle grafieken, tabellen en andere visualisaties zijn beschikbaar. Bovendien kun je makkelijk wisselen en heb je een grafiek met een paar muisklikken ingericht of aangepast.

Power BI kan veel meer gegevens verwerken, en sneller

De basis van Excel is een tabblad (of meerdere) met gegevens. Die gebruik je voor een overzicht van gegevens, te ordenen, om te zoeken en eventueel berekeningen mee te doen. Bij Power BI zijn de visualisaties de basis en kijk je daarna welke gegevens je nodig hebt. Power BI kan veel meer gegevens verwerken en doet dat ook sneller dan Excel.

Power BI is volgens veel mensen gebruiksvriendelijker

Als je Power BI en Excel naast elkaar legt, dan is Power BI een stuk intuïtiever. Het werkt meer op basis van WYSIWYG (what you see is what you get). Je ‘sleept’ als het ware je dashboards bij elkaar, zonder ingewikkelde menu’s bovenaan je scherm.

Met Power BI kun je makkelijker samenwerken en delen

Als je als organisatie rapporteert in Excel, dan ben je de eerste niet bij wie rapportages in e-mailbijlagen gedeeld worden. Meestal is één persoon eigenaar van het document en worden er allerlei kopieën gemaakt. En wie heeft niet meegemaakt dat een Exceldocument corrupt raakte en er geen back-up was? Dat is in Power BI wel een stuk handiger.

Op basis van autorisaties kunnen meerdere mensen in hetzelfde dashboard of rapportage kijken en werken. Ook delen naar mensen die geen toegang hebben kan.

Power BI is veiliger dan Excel

Dat Power BI veiliger is dan Excel hangt samen met het vorige punt. Datasets, gegevens, rapporten en dashboards gaan niet ‘zweven’ door de organisatie. Dat gebeurt wel vaak bij Excel, omdat er allerlei exports gemaakt worden.

Dat heeft weer te maken met het feit dat je minder makkelijk kunt samenwerken en delen.

Power BI kan verschillende dataconnecties maken

De kracht van data-analyse zit ‘m vaak in het combineren van verschillende datasets. Power BI kan verschillende dataconnecties maken, en dat in verschillende formaten.

Wil je iets soortgelijks in Excel, dan moet je werken met verschillende Excel-bestanden die je aan elkaar koppelt. Met wat moeite krijg je wel een en ander voor elkaar, maar het is een stuk trager, onbetrouwbaarder en minder stabiel dan de opties in Power BI.

Kortom: begin in Excel en stap daarna over

Je voelt ‘m al aankomen. Wij raden aan om te starten in Excel, maar daarna over te stappen naar een datavisualisatie-tool.

Zo kun je snel aan de slag, lekker gaan testen en uitproberen en weet je precies wat je wilt wanneer het tijd is geworden je Business Intelligence te professionaliseren. Wij zijn zeker fan van Power BI.

Lees meer over Datagedreven Werken en Dashboarding

Vind je dit artikel interessant? Volg dan de hele serie die we over datagedreven werken en dashboarding schrijven. Je vindt de artikelen op onze website en op LinkedIn.

Heb je vragen of is er een onderwerp waar je graag meer over leest? Laat je comment achter op LinkedIn of neem contact met ons op.