Categorieën
Artikelen Kennisbank

Gebruik dashboarding voor succesvol hybride werken

Gebruik dashboarding voor succesvol hybride werken

Door alle technische mogelijkheden is het de afgelopen jaren steeds makkelijker geworden om thuis te werken. Door de corona pandemie heeft dit een enorme vlucht genomen. Van de ene op de andere dag werkte iedereen thuis. Tenminste, iedereen die een functie heeft die ook op afstand gedaan kan worden.

dashboarding-en-hybride-werken-kimplusdelta

Thuis en op kantoor werken

Inmiddels hoeven we niet meer verplicht thuis te werken, maar blijven we dat wel doen. Meestal combineren we per week een paar dagen vanuit huis met een paar dagen kantoor: hybride werken. Ook collega’s die samenwerken vanaf verschillende locaties vallen hieronder. Je kunt trouwens ‘thuis’ beter vervangen door ‘niet op kantoor’. Omdat werken vanaf een andere locatie inmiddels heel normaal is geworden, kiezen mensen er ook voor om te werken vanuit een vakantiehuisje, een exotisch buitenland of andere locaties.

De voordelen van hybride werken

Hybride werken heeft veel voordelen, maar kent ook nog uitdagingen. Datagedreven werken en dashboards kunnen helpen om hybride te werken. Veel mensen zijn maar wat blij dat hybride werken ‘here to stay’ is. De grootste voordelen van hybride werken zijn:

• Meer flexibiliteit

Tijd en plaats waar je werkt worden flexibeler. Je hoeft niet van 9 tot 5 aanwezig te zijn op een kantoor, waar je ook nog eens naar toe moet reizen. Even de kinderen uit school halen? Geen probleem, werk je gewoon nog even door als ze op bed liggen.

• Productiviteit is hoger

Mensen kunnen zich thuis vaak beter concentreren. Er zijn minder afleidingen, zo staat er bijvoorbeeld niet ineens een collega aan je bureau. Daardoor hebben mensen hun taken sneller af.

• Vergaderingen duren minder lang

Bij fysieke vergaderingen dwaal je sneller af. Online vergaderingen zijn strakker geregisseerd, al is het alleen maar omdat het anders met veel mensen niet meer goed te volgen is. Het gaat dus niet alleen sneller, het is ook meer to-the-point.

• Minder reisbewegingen

Twee keer per week naar kantoor in plaats van vijf maakt een enorm verschil. De werknemer houdt meer tijd over, het is goedkoper en ook nog eens goed voor het milieu. Minder files is ook mooi meegenomen.

• Kantoorkosten nemen af

Minder (vaak) mensen op kantoor betekent dat je af kunt met een kleiner kantoor, minder ruime openingstijden en/of minder faciliteiten.

• Werk waar het werkt

Zoveel mensen, zoveel wensen. Een beetje gerelateerd aan flexibiliteit, maar medewerkers kunnen hun werk inrichten zoals ze dat willen.

• Grenzen vervagen

Doordat medewerkers niet meer (altijd) op kantoor hoeven te zijn, maakt het minder uit waar ze wonen. Talent uit het buitenland? Geen probleem!

Nadelen van hybride werken

Alleen maar voordelen is te mooi om waar te zijn. Thuiswerken en hybride werken kennen ook nadelen. Dit zijn er een paar:

• Techniek werkt niet altijd mee

Een instabiele of langzame internetverbinding zorgt voor veel frustratie. Of wat dacht je van een haperende laptop? Even naar de helpdesk lopen is lastig vanuit huis.

• Meer afleiding

Hoewel de ene groep zegt dat zij zich ergens anders dan op kantoor beter kunnen concentreren, is er een andere groep het daarmee oneens. De kat springt op schoot, de puber komt uit school, wasmachine is klaar en hey, daar wordt een pakketje bezorgd.

• Motivatie en zelfstartend vermogen soms lastig

Veel mensen houden van de vrijheid, maar anderen hebben een stok achter de deur nodig. Je hebt thuis geen collega of manager die zegt dat je nu écht moet stoppen met scrollen door Instagram of de nieuwspagina te vernieuwen.

• Collega’s kennen elkaar niet goed

Als je bijna dagelijks met elkaar pauze houdt, leer je elkaar persoonlijk kennen. Dat maakt samenwerken een stuk leuker en effectiever, want je weet waar je collega verstand van heeft en hoe je elkaar kunt helpen. Bovendien: ‘beslissingen worden gemaakt bij het koffiezetapparaat’. Een gevleugelde uitspraak, maar vaak wel waar. Informeel contact is een stuk moeilijker als je niet fysiek bij elkaar bent. 

• Weten niet wat de doelen zijn

Het uitdragen van visie en strategie is sowieso al een uitdaging, laat staan op afstand. Je hebt minder ‘feeling’ met de organisatie en weet niet wat je moet doen om bij te dragen aan de organisatie.

• Verschillen in functies

Tot slot zijn er natuurlijk ook genoeg functies die niet vanuit huis uitgevoerd kunnen worden, bijvoorbeeld in een productie-omgeving.

Hybride werken in een productie-omgeving

In een productie-omgeving is volledig thuiswerken natuurlijk niet mogelijk. Alleen medewerkers op kantoor en mensen die hun werkzaamheden (gedeeltelijk) op afstand kunnen doen, werken hybride. Een machine operator zal dus altijd op locatie aanwezig zijn, terwijl een teamleider ook gedeeltelijk op afstand kan werken. De uitdaging is dan: hoe zorg je ervoor dat het ondersteunend personeel vanuit huis aangesloten blijft bij de productie? Door techniek en data optimaal in te zetten!

Tips datagedreven werken met dashboards

Dat doe je op de volgende manier:

• Zorg dat de randvoorwaarden op orde zijn

Hybride werken kan alleen als de techniek meewerkt. Zorg daarom dat medewerkers thuis (of op een andere locatie) net zo’n goede werkplek hebben als op kantoor. Inclusief laptop, internetverbinding en toegang tot documenten en dashboards.

• Iedereen relevante dashboards

Bij een dashboard is het niet ‘one size fits all’. Alleen als een dashboard duidelijke en relevante informatie bevat, zal een medewerker ‘m gebruiken.

• Werk met KPI’s

Alleen data zijn niet interessant. Je moet in één oogopslag zien of een waarde goed is of niet. Daarom werk je met Key Performance Indicators.

• Sturen op output

Dashboards zijn niet bedoeld om dagelijks werk te monitoren. Het is namelijk geen controlemechanisme, maar moet de gebruikers helpen om hun werk goed te doen. Daarom geven de KPI’s weer of doelen worden behaald of dat er moet worden bijgestuurd in de performance.

• Makkelijk zichtbaar, waar en wanneer dan ook

Iedereen die dat nodig heeft moet makkelijk bij het dashboard kunnen. Maak je je dashboards in Microsoft Power BI, dan kun je ze makkelijk delen via bijvoorbeeld Teams of Sharepoint.

Natuurlijk is de techniek belangrijk, maar processen en mensen zijn minstens zo belangrijk. Vergeet tot slot de volgende punten zeker niet:

Eén

Wees kritisch wie wel en niet op afstand kan werken

Er is vaak meer mogelijk dan je denkt, gezien de technische mogelijkheden. Maar je moet wel realistisch zijn. Kost het meer dan het oplevert, dan is het voor die functie minder handig om thuis te werken.

Twee

Geef vrijheid en verantwoordelijkheid

Het laatste wat je wilt met een dashboard is controleren. Dashboards zijn een hulpmiddel. Als je medewerkers vrijheid en daaraan gekoppeld verantwoordelijkheid geeft, dan zie je dat terug in de resultaten.

Drie

Maak menselijk contact

Techniek en processen kunnen nooit de plek innemen van echt menselijk contact. Lukt dat niet vanzelf (zoals bij het eerder genoemde koffiezetapparaat), dan moet je daar een alternatief voor vinden.

Hoe zet jij dashboards in?

Wij geloven dat een dashboard je vertelt hoe je er echt voorstaat. Het helpt daarom met inzicht, voor iedereen binnen de organisatie. Omdat iedereen ziet wat voor hem of haar relevant is, helpt het om de juiste beslissingen te nemen. We zijn erg benieuwd hoe jij dat doet. Laat je je reactie achter op LinkedIn

Dit artikel is onderdeel van onze reeks artikelen over datagedreven werken en dashboarding. Je vindt de andere artikelen op onze website en op LinkedIn. 

Heb je vragen of wil je eens sparren over deze onderwerpen? Neem dan contact met ons op.