Wat is Power BI en wat kun je ermee?
Power BI. Als je een klein beetje ‘into data’ bent, dan heb je minstens gehóórd van Power BI. Of je werkt er zelfs al (een beetje) mee. Maar wat is Microsoft Power BI nou precies, wat kun je ermee en waarom zijn wij fan van Power BI? We leggen het graag aan je uit!
Waar staat Power BI voor?
Microsoft Power BI maakt Business Intelligence makkelijk. Het is een interactieve tool voor het visualiseren van data, waardoor je Business Intelligence beschikbaar maakt voor eindgebruikers.
Wat kun je met Power BI?
In Power BI verzamel en verwerk je data en zet die vervolgens om in een visuele weergave. Door een dashboard met grafieken, diagrammen en tabellen krijg je makkelijk en in één oogopslag inzicht in bedrijfsgegevens en kun je op basis daarvan beslissingen nemen.
De voordelen van Power BI voor jouw dashboard
Natuurlijk zijn er meer tools waarmee je mooie en verschillende soorten dashboards kan maken. Toch zijn wij fan van Power BI. Wij hebben de grootste voordelen voor je op een rijtje gezet:
- Eenvoudig beslissingen maken op basis van data
- Beschikbaar op desktop, tablet en mobiel
- Power BI is onderdeel van Microsoft
- Intuïtief en gebaseerd op Excel
- In een paar stappen van gegevens naar grafiek
- Power BI is gebruiksvriendelijk
- Tresholds & alerts
- Een gepersonaliseerd dashboard
- Gemakkelijk rapporten delen
- Ook veel mogelijk buiten de standaarden
- Probeer Power BI gratis uit
Eenvoudig beslissingen maken op basis van data
Goed, het eerste voordeel is niet uniek voor Power BI. Maar toch: je moet tegenwoordig datagedreven werken om bij te blijven en te kunnen blijven bestaan. Daar schreven we al eerder over: 10 voordelen van Datagedreven Werken.
Real-time inzicht; altijd op elke device
Wie zit er tegenwoordig nog de hele werkdag achter z’n bureau? Sowieso worden verreweg de meeste websites op een mobile device bekeken. Daarom heeft Power BI apps voor Windows, iOS en Android. Daarmee heeft iedereen binnen de organisatie op elk moment en vanaf elke plek toegang tot de dashboards. Real-time inzicht, altijd.
Power BI is onderdeel van Microsoft
Dat Power BI is ontwikkeld door Microsoft heeft verschillende voordelen. Het is een betrouwbaar platform en kent daardoor veel integraties met databases of andere applicaties. Ook fijn: het werkt naadloos samen met andere Microsoft-producten, zoals SharePoint.
Intuïtief en gebaseerd op Excel
Een ander voordeel – gerelateerd aan het vorige punt – is dat het erg intuïtief is. Voor gebruikers is de werking logisch als ze al met Microsoft programma’s werken. Denk aan een menustructuur die bekend voorkomt. Maar ook inhoudelijk is het makkelijk en vergelijkbaar. De werking is ook gebaseerd op Excel. We merken dat veel organisaties starten met de eerste data-analyses, rapportages en dashboards via Excel. Tegen de tijd dat organisaties tegen beperkingen van Excel aanlopen, zien we vaak de logische overstap naar Power BI. Waar Excel prima is voor je eerste data-analyses en het verwerken van gegevens, doet Power BI veel meer dan dat. Bekijk hier de verschillen tussen Power BI en Excel. Verder zitten er veel handigheidjes ingebouwd. Een voorbeeld is Power Q&A. Daarbij stel je op een natuurlijke manier vragen over het dashboard. Denk aan: wat is de totale omzet van vorig jaar? En je krijgt automatisch antwoord op die vraag.
In een paar stappen van gegevens naar grafiek
Power Bi is zo ontworpen dat je met een paar muisklikken al een visualisatie bouwt. Super handig, want daardoor kun je ook makkelijk wisselen tussen verschillende visualisaties en zie je snel welke het beste is om jouw data weer te geven. Je kunt het zo gek niet bedenken of de visualisaties zijn beschikbaar. Van een simpel lijn- of staafdiagram tot tree maps en landkaarten. Bekijk hiervoor ons artikel over de verschillende soorten grafieken.
Power BI is gebruiksvriendelijk
Niet alleen de mensen die de data visualisaties maken zijn in een handomdraai op weg, ook de eindgebruikers hebben niet veel training nodig om uit de voeten te kunnen met de dashboards. Zo kun je heel makkelijk ‘slicen & dicen’, door bijvoorbeeld bepaalde filters toe te passen. Ook doorklikken op een grafiek behoort tot de mogelijkheden. Daarmee kijk je een niveau hoger of lager naar de data. Denk bijvoorbeeld aan een grafiek die de omzet per maand laat zien. Klik je door, dan zie je de omzet per dag.
Een gepersonaliseerd dashboard
Alleen een mooie grafiek of een bepaalde waarde zegt niet zoveel. Een dashboard geeft je inzicht hoe je er echt voor staat, maar het is aan jou om actie te ondernemen. Daar helpt Power BI ook bij. In de grafieken zelf, door tresholds (drempelwaarden of doelen) te tonen. Stel dat je 1000 producten per dag moet produceren, dan wordt die waarde pas groen als dat ook daadwerkelijk is behaald.
Ga je nog een stap verder, dan stel je alerts in. Komt iets onder een bepaalde drempelwaarde, dan krijg je direct een bericht.
Tresholds & alerts
We zeiden het al eerder: een dashboard is bedoeld om je op elk moment het juiste inzicht te geven, op basis waarvan je direct de juiste beslissingen kunt nemen om bij te sturen waar nodig. Dan moet je wel de juiste dingen zien. Uit ervaring blijkt dat wanneer een dashboard informatie bevat die niet relevant is voor een gebruiker, hij of zij snel afhaakt. Desastreus, want daardoor wordt het dashboard minder geraadpleegd en streef je je doel voorbij. Daarom geef je mensen alleen toegang tot dashboards die voor hen van belang zijn.
Gemakkelijk rapporten delen
Gebruikers van dashboards houden die doorlopend in de gaten of maken gebruik van alerts. Soms wil je gegevens delen met anderen. In dat geval kun je met Power BI makkelijk rapporten delen. Dat kan in dezelfde omgeving, maar ook mensen buiten de organisatie. Maak het dashboard online beschikbaar, of maak een export die je doorstuurt.
Ook veel mogelijk buiten de standaarden
Power BI is in eerste instantie gemaakt om Business Intelligence gemakkelijk beschikbaar te maken voor iedereen die daar belang bij heeft. De standaardmogelijkheden zijn dus al bijzonder uitgebreid. Daarnaast kun je met zogenaamde DAX-formules meer doen met de data. Extra berekeningen maken bijvoorbeeld, waardoor je die waarden weer kunt gebruiken in je dashboard.
Probeer Power Bi gratis uit!
De beste manier om te zien of je Power BI wat vindt, is natuurlijk door het gewoon te proberen. Er is daarom een (simpele) gratis en online versie die je kunt testen. Pas als je zeker bent dat je gebruik wilt maken van de uitgebreide opties sluit je een abonnement af.